Cortazar, Gto., a 25 de febrero de 2021. Con el proyecto, Digitalización de Procesos: estancias y estadías, la Universidad Politécnica de Guanajuato recibió reconocimiento por parte del programa MAS de la Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas, por realizar esta buena práctica implementada en el 2020, innovando en el proceso, beneficiando altamente a la comunidad universitaria.
La idea de esta mejora, surgió en el departamento de vinculación con apoyo de la dirección de la misma, para digitalizar el proceso y crear la cultura paperless; esto con el apoyo del área de sistemas de la universidad.
El diseño del nuevo modelo, es por parte del departamento de vinculación con base a la metodología que se llevaba manualmente, para eliminar estos pasos y así facilitar y agilizar los mismos.
La iniciativa surgió derivado de que la universidad cuenta con una matrícula de más de 4,500 alumnos quienes de manera cuatrimestral (aunque no en su totalidad) realizan 2 estancias y estadías (en total 3 prácticas profesionales durante su trayectoria escolar), y todos estos proyectos se entregaban en papel (original y copia) para ser recapturados en 2 ocasiones por el dpto. de vinculación por la falta de un diseño de software que facilitara el registro y seguimiento de los mismos.
Para la creación de esta buena práctica galardonada, el departamento de sistemas crea desde cero en el SIINE (sistema de la UPG), el módulo para la captura, exportación y seguimiento de los proyectos.
El departamento de sistemas implementa en un módulo de prueba a manera inicial de prueba y error para que el área de vinculación revise y valide el funcionamiento del mismo.
Una vez validado lo exporta al SIINE para que se vuelva funcional, capacitando en conjunto a los involucrados.
Las mejoras de esta buena práctica, se ven reflejadas en los siguientes beneficios:
- Se elimina la creación de expedientes cuatrimestrales por alumno
- Se elimina la impresión y copias de los proyectos
- Eliminación de captura manual en sistema y Microsoft office
- Interacción inmediata por e-mail con el empresario
- Atención virtual
- Creación de data base virtuales
- Se deja de atender físicamente a más de 1000 usuarios cuatrimestralmente en 2 áreas
- Emisión de documentación oficial al instante
- Consulta en tiempo real de los proyectos
Felicitamos ampliamente a los impulsores de este proyecto: Lic. Alberto Carapia Torres, Jefe del departamento de Vinculación, a la Ingeniera Silvia María Álvarez Martínez, del área de Sistemas y finalmente a la Directora de Vinculación, Dra. Dolores Álvarez Orozco, por el impulso del mismo.